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Gestão Documental

Gestão Documental

A gestão de documentos administrativos emerge como uma atividade permanente e essencial para a economia, a política, a administração, a ciência, a tecnologia e a cultura da população. Isto porque, o Município deve assegurar o controle da produção, da utilização e da destinação adequada dos arquivos/documentos, de forma a garantir a preservação e o acesso às informações: dos documentos públicos em geral e naturalmente do Arquivo Público Municipal de Jacobina – Bahia.

A gestão documental é definida como o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando sua eliminação ou recolhimento para a guarda permanente (Art. 3º. da Lei Federal nº. 8.159, de 08/01/1991), apresentando como benefícios:

Organizar, de modo eficiente à produção, a administração, o gerenciamento, a manutenção e a destinação de documentos;

Formalizar a eliminação de documentos, em conformidade com os dispositivos legais específicos;

Determinar a racionalização dos meios de reprodução de documentos (microfilmagem, digitalização) e outras técnicas de gerenciamento eletrônico de documentos;

Assegurar o acesso às informações e aos documentos públicos tanto ao Município quanto aos cidadãos; e

Preservar os documentos, de caráter permanente, reconhecidos por seu valor secundário para a pesquisa histórica e/ou científica.

 

Base Legal

Com o objetivo de disciplinar a Gestão Documental no âmbito da Administração Pública do Poder Executivo do Governo Municipal de Jacobina – Bahia sancionou os seguintes dispositivos legais:

Decreto nº 0109 de 07 de junho de 2022 que Disciplina a Gestão de Documentos e Arquivos nos órgãos e entidades do Poder Executivo Municipal de Jacobina – Bahia.

(Link para Download)

Para subsidiar as ações referente a Gestão de Documentos, a Prefeitura Municipal de Jacobina – Bahia promulgou, em 07 de julho de 2022 a Instrução Normativa SECADM/SEFIN nº 001/2022 que orienta os órgãos e entidades da Administração Pública do Poder Executivo Municipal, quanto à gestão e digitalização de documentos arquivísticos. A partir de tal iniciativa, oficializada pelo Governo Municipal de Jacobina – Bahia, o Poder Executivo Municipal passou a dispor de instrumentos de gestão documental.

Entre os anexos integrantes da citada Instrução, vale destacar o Plano de Classificação de Documentos (PCD) relativos as Atividades – Meio e Fim, e a Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD) relativa, também, as Atividades – Meio e Fim.

 

 

INSTRUÇÃO NORMATIVA SECADM/SEFIN Nº 001/2022 (Link da Instrução Normativa)

► Decreto nº 0285/2022 de Aprovação da Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade Documental do Município de Jacobina – Bahia (Link para download)

► Plano de Classificação de Documentos (PCD) para Administração Pública do Poder Executivo do Município de Jacobina – Bahia: Atividades – Meio e Fim (Link para download)

► Tabela de Temporalidade de Documentos da Administração Pública do Poder Executivo do Município de Jacobina – Bahia: Atividades – Meio e Fim (Link para download)

► Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade de Documentos – Documento Completo (Link para download)

► Listagem de Eliminação de Documentos (Link para download)

► Edital de Ciência de Eliminação de Documentos (Link para download)

► Termo de Eliminação de Documentos (Link para download)

 

Assistência Técnica

Comissão de Avaliação e Gestão de Documentos

São grupos permanentes e multidisciplinares (representantes das áreas de arquivologia, administração geral, administração financeira, jurídica, arquivo e protocolo e demais áreas específicas de atuação do órgão) instituídos nos órgãos e entidades da Administração Pública Municipal, responsáveis pela elaboração e aplicação do Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade de Documentos.

Para a Secretaria Municipal de Finanças, foi instituída a Comissão de Avaliação e Gestão de Documentos, por meio da Portaria nº 0183, de 22 de abril de 2022. (Link da Portaria da Comissão).

 

Eliminação de Documentos

A eliminação de documentos públicos deve ser realizada em conformidade com os prazos definidos na Tabela de Temporalidade de Documentos, aprovada pelo Arquivo Público Municipal de Jacobina – Bahia (APMJ).

A eliminação decorre do trabalho de avaliação e seleção documental, que permite a identificação de documentos que não possuem valor informativo, probatório e/ou histórico que justifique a sua preservação.

Confira nos links abaixo os Processos de Eliminação de Documentos com seus respectivos Pareceres Técnico e Listagens de Eliminação de Documentos à serem descartados:

Secretaria Municipal de Finanças
Processo Nº 005058/22 (Link para download)
Parecer Técnico APMJ / SEAD Nº 002/2023 (Link para download)
Listagem de Eliminação de Documentos nº 001/2023 (Link para download)
Edital de Ciência de Eliminação de Documentos nº 001/2023 (Link para download)

Processo Nº 001775/23 (Link para download)
Parecer Técnico APMJ / SEAD Nº 003/2023 (Link para download)
Listagem de Eliminação de Documentos nº 002/2023 (Link para download)
Edital de Ciência de Eliminação de Documentos nº 002/2023 (Link para download)

Processo Nº 003159/23 (Link para download)
Parecer Técnico APMJ / SEAD Nº 003/2023 (Link para download)
Listagem de Eliminação de Documentos nº 003/2023 (Link para download)
Edital de Ciência de Eliminação de Documentos nº 003/2023 (Link para download)

Processo Nº 004124/23 (Link para download)
Parecer Técnico APMJ / SEAD Nº 004/2023 (Link para download)
Listagem de Eliminação de Documentos nº 004/2023 (Link para download)
Edital de Ciência de Eliminação de Documentos nº 004/2023 (Link para download)

Processo nº 004822/23 (Link para download)
Parecer Técnico APMJ / SEAD nº 005/2023 (Link para download)
Listagem de Eliminação de Documentos nº 005/2023 (Link para download)
Edital de Ciência de Eliminação de Documentos nº 005/2023 (Link para download)

Leticia Santana dos Santos
Presidente da Comissão de Avaliação e Gestão de Documentos de Arquivo
Secretaria de Finanças Municipal – SEFIN
Prefeitura Municipal de Jacobina – Bahia

Atualizado em: 01/11/2023.



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